İK ve Çalışan Yönetimi Portalı

Büyük kurumlar sürekli bir çalışan talebi ve İK kaydı akışıyla uğraşır. Bu girişimde İK portalı uygulaması harici bir tedarikçiden geldi. Şirket içi ekibimizin işi onu kurumun içinde çalışır hale getirmekti: ortamı hazırlamak, portalı kurumsal sistemlere bağlamak, kabul testlerini organize etmek ve projeyi tedarikçi ve İK paydaşlarıyla birlikte yürütmek.

İK ve çalışanlarla ilgili süreçlerin dijitalleşmesi, daha iyi entegre olması ve daha güçlü bir self servis sunması gerekiyordu. Çalışanlarla İK arasındaki pek çok etkileşim manuel adımlara dayanıyordu ve İK verileri sistemler arasında kolayca akmıyordu. Çalışanların rutin taleplerini kendi başlarına halletme imkânı sınırlıydı; basit işler bile çoğu zaman doğrudan İK'ya başvurmayı gerektiriyordu.

Kurum, çalışanlara dönük İK etkileşimlerini kurumsal sistemlerine bağlı bir self servis portalına taşımak istiyordu. Bir tedarikçi ürünü satın almak bunun bir kısmını çözer; geri kalanı, ürünü kendi sistemleri, verileri ve süreçleri olan mevcut bir kuruma uydurmaktır. Bu uyumun büyük kısmı şirket içi ekibin sorumluluğundaydı ve bu vakanın odağı da budur.

İki tür iş bir araya geldi. Tedarikçi portal işlevselliğini sağladı: çalışan self servisi ve yapılandırılmış İK ve çalışan verisi iş akışları. Şirket içi ekip ise portalın kurumda çalışması için gerekenleri sağladı: uygulama ortamı, kurumsal sistemlerle entegrasyonlar, kullanıcı kabul testleri ve proje koordinasyonu. Bu sayfa teslimat ve canlıya hazırlık çalışmasını anlatır; kullanım rakamı vermez ve kurum genelinde tamamlanmış bir yaygınlaştırma iddia etmez.

Portal yazılımını biz değil, tedarikçi geliştirdi. Şirket içi ekibimiz ortamı hazırladı, kurumsal sistemlerle entegrasyonlar üzerinde çalıştı ve kullanıcı kabul testlerini iş kullanıcılarıyla birlikte organize etti. Benim sorumluluğum projenin ve bağımlılıkların yönetimiydi: tedarikçiyi koordine etmek, İK ve teknik paydaşları aynı çizgide buluşturmak ve canlıya hazırlık kararlarını yönlendirmek.

Bir tedarikçi ürünüyle çalışmak ödünleşimlerin yerini değiştirir. Ürünü fazla özelleştirmek uzun vadeli maliyet yaratır; az özelleştirmek ise kurumun çalışma biçiminde boşluklar bırakır. Her entegrasyon ayrıca tedarikçinin takvimine ve iç sistemlerin hazır olmasına bağlıdır. Bu yüzden plan, bu bağımlılıkları ve kabul testlerini son kontroller olarak değil, teslimat kararları olarak ele almak zorundaydı.

Yazılım satın almak teslimat işini ortadan kaldırmaz, yalnızca biçimini değiştirir. Bir tedarikçi ürününün kurumun gerçekten kullanabileceği bir şeye dönüşüp dönüşmeyeceğine entegrasyon, ortamlar ve kabul testleri karar verir. Tedarikçiyle sorumluluk paylaşımını ilk günden açıkça yazmayı ve kullanıcı kabul testini net çıkış kriterleri olan bir ürün kararı olarak görmeyi öğrendim.