İş Süreçleri Yönetimi Platformu

Tarım Kredi grubunda pek çok şirket içi talep ve onay kâğıt üzerinde, e-postayla ya da tablolarla ilerliyordu. Çalıştığım grubun teknoloji şirketi, iştiraklerin ortak kullandığı idari platformun üzerine bir iş süreçleri yönetimi platformu kurdu. Böylece grubun süreçleri, her seferinde sıfırdan başlamadan, ortak bir temel üzerinde dijitalleştirilebilecekti.

Şirket içi süreçler kâğıt, e-posta ve Excel üzerinden yönetiliyordu. Talepler, nerede durduklarını kimse görmeden bekleyebiliyor, onaylar da her seferinde aynı şekilde verilmiyordu. Süreç verileri ayrı dosyalarda tutulduğu için bir talebi departmanlar arasında takip etmek zordu ve süreçlerin genel olarak nasıl işlediğine dair güvenilir, ortak bir görünüm yoktu.

Amaç kâğıt formları ekrana kopyalamak değildi. Grubun, süreçleri net adımlar, roller ve onaylarla bir kez tanımlayıp bu yapıyı birçok farklı talep için yeniden kullanabileceği bir yönteme ihtiyacı vardı. Bunun için de her sürecin gerçekte nasıl işlediğini, sahibinin kim olduğunu ve dijitalleştirilmeden önce nerede sadeleştirilebileceğini anlamak gerekiyordu.

Ekip; dijital talep formları, onay akışları, parametrik süreç tasarımı ve görev takibi içeren, web ve mobilden kullanılabilen bir iş akışı otomasyonu geliştirdi. Parametrik tasarım, bir sürecin her seferinde yeni bir uygulama olarak yazılmak yerine adımlar, roller ve koşullar gibi ayarlarla tanımlanması demektir. Böylece yeni iş akışları yeniden kullanılabilir bir yapı üzerine eklenebilir.

Platformu şirket içi yazılım, analiz ve test ekipleri geliştirdi; farklı birimlerdeki süreç sahipleri de işlerinin gerçekte nasıl yürüdüğünü anlattı. Ben ürün yönünü ve teslimatı yönettim: hangi süreçlerin önce dijitalleştirileceğine karar verdim, yapılandırılabilir modelin kapsamını belirledim ve test, pilot ve canlıya geçiş aşamalarını iş birimi paydaşlarıyla birlikte koordine ettim.

Ekip, her talep için ayrı formlar yerine yapılandırılabilir ve yeniden kullanılabilir bir iş akışı yapısı kurdu. Bu yaklaşım başlangıçta daha fazla tasarım emeği ister; karşılığında sonraki süreçler aynı temel üzerine eklenebilir. İkinci gerilim hız ile yeniden tasarım arasındadır: sahibi olmayan ya da adımları belirsiz bir süreci dijitalleştirmek, karmaşayı yalnızca ekrana taşır.

Bir formu dijitalleştirmek süreci kendiliğinden iyileştirmez. İyileşme; sürecin sahibinin kim olduğu, hangi adımların gerçekten gerekli olduğu ve bir onayın aslında ne anlama geldiği konusunda anlaşmaktan gelir. Yazılım bu anlaşmayı görünür ve tekrarlanabilir kılar. Artık iş akışı projelerine süreç sahipliğiyle başlıyor, ekranlara ancak ondan sonra geçiyorum.