Gönenç Türkekul

İş Süreçlerinin Dijitalleştirilmesi (BPM)

Kâğıt formlarda, e-posta zincirlerinde ve tablolarda yaşayan iç süreçler için. Herhangi bir şey otomatikleştirilmeden önce süreç keşfi, yeniden tasarlanmış akışlar ve net karar yetkileri.

Ne zaman önemli

Talepler e-postayla dolaşıyor, onaylar birinin masasında bekliyor ve formun güncel hali en son gönderilen tablo hangisiyse o. Bir talebin nerede olduğunu ya da neden durduğunu kimse söyleyemiyor. Mevcut formu olduğu gibi otomatikleştirmek karmaşayı yalnızca hızlandırır.

İstihdam dönemimde ekiplerle, kâğıt ve Excel tabanlı iç süreçleri dijital talep formlarına, onay akışlarına ve görev takibine taşıyan bir BPM platformu üzerinde çalıştım. Kariyerimin başında kurumsal bir müşterinin SharePoint iş akışı sistemlerinde çalıştım. İkisi de bana önce süreci yeniden tasarlamayı öğretti.

Hangi kararlara yardım eder

  • Önce hangi süreçlerin dijitalleştirileceği, hangilerinin kaldırılacağı
  • Kimin neyi onayladığı ve biri yokken ne olacağı
  • Her adımın hangi veriye ihtiyaç duyduğu ve bu verinin nereden geleceği
  • Hangi parçaların birimler arasında yeniden kullanılabilir iş akışı bileşeni olabileceği
Cam bir vitrinde eski lastik mühürler, bir tarih damgası ve mürekkep şişesi; yanında yıpranmış deri ciltli kitaplar ve eski kütüphane kartları.
Bir kütüphanenin geçmişinden lastik mühürler ve kayıt defterleri.Kaynak: "SANDNES BIBLIOTEK … Vintage rubber stamps ink stationery library cards old books" by Wolfmann, CC BY-SA 4.0, via Wikimedia Commons

Çalışma nasıl ilerleyebilir

  1. KeşifHer süreci onu yürüten kişilerle adım adım gezmek; adımları, gecikmeleri, geçici çözümleri ve karar noktalarını belgelemek.
  2. Yeniden tasarımKarar yetkileri, istisnalar ve veri gereksinimleri net, sadeleştirilmiş akışlar; geliştirme öncesinde süreç sahipleriyle uzlaşılır.
  3. TanımlamaSeçilen platform ya da ekip için hazır bir veri modeli, form ve onay tanımları ve önceliklendirilmiş bir otomasyon backlog'u.

Kimler için uygun

  • Onayların ve taleplerin hâlâ kâğıt, e-posta ya da Excel ile yürüdüğü birimler
  • BPM ya da iş akışı platformu planlayan ve süreçlerin önce hazır olmasını isteyen kurumlar
  • Mevcut bir iş akışı aracını tutarsız kullanan ekipler

Kimler için uygun değil

  • Belirli bir ticari BPM ürününün sertifikalı iş ortağı olarak yapılandırılması talepleri
  • Yeniden tasarımdan önce resmi hukuki ya da denetim onayı gerektiren düzenlemeye tabi süreçler

Bu işin dışında kalanlar

Platform lisanslama, sertifikalı ürün yapılandırması ve düzenlemeye tabi süreçlerin hukuki ya da denetim onayı bu çalışmanın dışındadır. Uygulama ayrıca konuşulabilir.

Birlikte çalışma

Kapsam, format ve koşullar her iş için ayrıca konuşulur. Yeniden tasarım onların bilgisine dayandığı için süreç sahiplerinin ulaşılabilir olması gerekir.

Sık sorulanlar

Neden mevcut formu doğrudan otomatikleştirmiyoruz?

Çünkü form genellikle eski geçici çözümleri, belirsiz onayları ve tekrarlanan verileri taşır. Olduğu gibi otomatikleştirmek bu sorunları hızlandırır. Önce kısa bir yeniden tasarım, çoğu zaman otomasyonun kendisinden daha fazla zaman kazandırır.

Hangi BPM araçlarıyla çalışıyorsunuz?

Çalışma araçtan bağımsızdır. Özel geliştirilmiş kurumsal bir BPM platformunda ve SharePoint iş akışlarında çalıştım. Çıktı, uygun herhangi bir platformun ya da ekibin uygulayabileceği bir tanımdır.

İK veya idari süreçleri de kapsar mı?

Evet. Talepler, onaylar, izinler, belgeler ve diğer idari akışlar tipik adaylardır; yeter ki süreç sahipleri yeniden tasarıma katılsın.

EhliyetProÜrün veya işTürkiye'deki sürücü kursları için kursiyer kaydını, ders planlamayı, sınavları, tahsilatı, araç filosunu ve eğitmen hakedişini tek sistemde toplayan yönetim yazılımı.İş Süreçleri Yönetimi PlatformuKurumsal vaka çalışmasıKâğıt, e-posta ve Excel üzerinden yürüyen talep ve onayları yapılandırılabilir dijital iş akışlarına taşıyan, çalıştığım dönemde şirket içi bir ekip tarafından hayata geçirilen bir iş süreçleri yönetimi platformu.İK ve Çalışan Yönetimi PortalıKurumsal vaka çalışmasıHarici bir tedarikçiyle hayata geçirilen, çalıştığım dönemde ortamı, entegrasyonları, kabul testlerini ve proje koordinasyonunu şirket içi ekibimizin üstlendiği bir İK ve çalışan self servis portalı.Kurumsal Dijital DönüşümHizmetGünlük operasyonu eski uygulamalar, tablolar ve birbirinden kopuk sistemlerle yürüten kurumlar için. Net bir mevcut durum resmi, hedef yetkinlikler ve işi durdurmadan ilerleyen aşamalı bir yol.Ürün İşletim Modeli ve TeslimatHizmetKararların tıkandığı, gereksinimlerin yarım geldiği ve sürümlerin kaydığı kurumlar için. Net sahiplik, güvenilen bir backlog ve yol haritasını izleyen bir teslimat ritmi.
1910 tarihli bir bakkal defterinin sayfası; çizgili sütunlarda isimler, kalemler ve tutarlarla dolu el yazısı kayıtlar.
Bir bakkal defteri, 1910–1911.Kaynak: "Patterson's General Store Ledger" by Patterson's General Store, public domain, via Wikimedia Commons

Birlikte konuşalım

Durumu birkaç satırla anlatın. Mesaj kendi e-posta uygulamanızda açılır; siz göndermeden hiçbir şey gitmez.

Bir süreç meselesini konuşalımTüm hizmetler